Eftersom din dator antagligen inte är på hela tiden, så kan inte e-posten komma ända fram, utan den lagras i en mailserver tills du hämtar den. (Ungefär som postbox på ett postkontor) Det vanligaste är att man använder något epostprogram som Outlook, Mozilla Thunderbird eller liknande för att hänta mail. Dvs ett program som installeras i din dator. Men det finns också möjlighet att hantera eposten via webbäsaren som du just nu använder. De flesta internetleverantörer har något de kallar WebMail, och det finns också helt oberoende mailtjänster som tex HotMail och Gmail.

POP

Den vanligaste metoden för att hämta mail från mailservern till din dator är POP3 (Post Office Protocol version 3). Alla mailprogram har detta som standard. Det finns en inställning för att lämna en kopia kvar på servern, men normalt försvinner hämtade mail från servern. Det betyder att om du sedan använder webmailen så kan du inte komma åt hämtade mail utan bara eventuellt nya.

IMAP

En modernare metod för att kommunicera mellan server och mailprogrammet i din dator är IMAP (Interactive Mail Access Protocol). Den största skillnaden jämfört med POP är att mail inte hämtas och försvinner från servern utan snarare kopieras. Ett mail försvinner alltså inte förrän det raderas. IMAP kan också hantera mappar i servern, och eftersom mailen ligger kvar i servern kan man också komma åt dem från en annan dator som använder IMAP eller från webmailen som normalt använder IMAP.

SMTP

Ett annat begrepp som är intimt förknippad med epost är SMTP (Simple Mail Transfer Protocol). Det är den metod som används för att transportera mail mellan olika mailserverdatorer på Internet. Det är också den metod som alla mailprogram använder för att skicka mailen från din dator ut i världen. Man kan jämföra med postens gula lådor där man oftast använder den närmaste. Som regel får du tillgång till en SMTP-server via din bredbandsleverantör, men även webbhotellet som hanterar din epost brukar ha en SMTP-server. Så vilken du använder spelar ingen roll.

Du kan dock inte köra en SMTP-server i din egen dator eller ditt eget lokala nätverk eftersom bredbandsleverantörerna numera blockerar port 25. Anledningen är att många virus sprids på det sättet, och att din PC kan kapas med hjälp av virus och användas för spamutskick. Av samma anledning krävs numera användarnamn och lösenord även för att skicka mail via en SMTP-server. En del leverantörer har också en begränsning av hur många mail man får skicka per dygn. Det kan ha betydelse om du tex skall göra stora utskick av nyhetsbrev och liknande. Delta Webbhotell har dock ingen sådan begränsning.